Privacyverklaring Athena

Stichting Vrijescholen Athena (hierna: Athena) gaat zorgvuldig om met de verwerking van persoonsgegevens. Onze inspanningen zijn daarbij gericht op het borgen van de privacy van individuen en het voldoen aan de AVG. In het privacyreglement van Athena is beschreven hoe we omgaan met persoonsgegevens, en wat de rechten zijn van medewerkers, ouders en leerlingen. Dat reglement is met instemming van de GMR vastgesteld.

Wij maken alleen gebruik van persoonsgegevens als dat nodig is voor het leren en begeleiden van onze leerlingen, en voor de organisatie die daarvoor nodig is. De meeste leerlinggegevens ontvangen wij van ouders bij de inschrijving op een van onze scholen. Bij medewerkers is dat voor aanvang van hun werkzaamheden voor Athena. Daarnaast registreren leerkrachten en ondersteunend personeel gegevens over leerlingen, bijvoorbeeld cijfers en vorderingen. Soms worden er bijzondere persoonsgegevens geregistreerd als dat nodig voor de juiste begeleiding van een leerling, zoals medische gegevens (denk aan dyslexie of ADHD).

De meeste leerlinggegevens worden opgeslagen in ons administratiesysteem ParnasSys, en van medewerkers in Raet. Deze programma’s zijn beveiligd en toegang tot de gegevens is beperkt tot medewerkers van Athena die de gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

Tijdens de lessen maken wij soms gebruik van digitale leermiddelen. Hiervoor wordt een beperkte set met persoonsgegevens uitgewisseld met leveranciers om bijvoorbeeld een leerling te identificeren als die inlogt.

Wij hebben met leveranciers duidelijke afspraken gemaakt over de gegevens die ze van Athena krijgen. Een leverancier mag persoonsgegevens alleen gebruiken als een bevoegd persoon daar namens Athena toestemming voor geeft. Een lijst van de leveranciers waar Athena afspraken mee heeft gemaakt, is op te vragen bij de privacy officer.

Daarnaast kan het nodig zijn dat wij gegevens uitwisselen met andere externe partijen, denk aan zorginstanties. Deze zijn vermeld in het privacyreglement. Als voor de uitwisseling geen wettelijke verplichting bestaat, dan vragen wij u vooraf toestemming om met deze partijen gegevens te mogen uitwisselen.

Bij de inschrijving van leerlingen vragen wij ouders om toestemming voor het gebruik van beeldmateriaal, het delen van uw contactgegevens met andere ouders en het gebruik van sociale media. Ouders hebt te allen tijde het recht om deze toestemming te wijzigen. Dit kan kenbaar worden gemaakt via een mail aan de schooladministratie.

Athena vraagt ouders nadrukkelijk om terughoudend te zijn met het maken van beeldopnamen binnen de school. Het is voor ouders niet toegestaan om foto’s/video’s die gemaakt zijn op school te delen via sociale media of te gebruiken voor commerciële doeleinden zonder voorafgaande goedkeuring van het bestuur.

Heeft u nog vragen of opmerkingen n.a.v. deze verklaring? Neem dan contact op met:
•          onze privacy officer Leonard Versnel via privacy@vsathena.nl
•          onze functionaris gegevensbescherming Tonny Plas via fg@privacyopschool.nl

© Vrijescholen Athena, 2019 – 2023